Description du poste

DESCRIPTION DES MISSIONS DU STAGE

Coordonner l’intégration et le suivi des bénévoles

• Réception et suivi des candidatures bénévoles
• Recensement des candidatures en fonction des différentes commissions
• Hiérarchisation des candidatures par pertinence

Développer les synergies entre l’association et les bénévoles

• Recensement des besoins d’effectifs bénévoles en lien avec les responsables d’équipes
• Identification des candidatures adéquates en fonction des critères requis

Coordonner le recrutement des bénévoles

• Proposition des candidatures aux responsables
• Notification des refus ou des validations de candidatures
• Information des bénévoles de leur affectation si réponse positive
• Récolte des présences et des informations nécessaires à la planification des missions

Assurer le lien entre l’association et les bénévoles

• Rédaction et mise à jour des informations du guide du bénévole
• Rédaction et envoi des conventions de bénévolat
• Participation active à la vie associative (Comité d’Organisation, journées de travail, …)

Assurer l’interface entre l’équipe R.H. et les équipes du festival

• Assurer les relances pour confirmer les présences et les repas
• Suivi des prestataires en lien avec les responsables de commission
• Récolte d’information et suivi auprès des membres de l’association

Exploiter le logiciel de gestion d’équipes

• Saisie de l’ensemble des informations collectées dans le logiciel R.H
• Intégration des données en lien avec le responsable des Ressources Humaines
• Rédaction d’un manuel d’utilisation du logiciel à destination des utilisateurs

Assurer la préparation logistique de l’accueil des équipes

• Intégration des données à travers le logiciel R.H
• Préparation des dotations en fonction des critères établis
• Gestion des accès des personnels et des véhicules
• Préparation de la signalétique spécifique à l’accueil

Assurer l’accueil des équipes sur le site en lien avec le responsable R.H

• Accueil et accompagnement des bénévoles
• Accueil des membres des associations partenaires
• Suivi des présences et des repas
• Réponses aux demandes de renseignements